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ストレージシステム入門
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オンラインストレージ

オンラインストレージのイメージ画像

オンラインストレージとは

オンラインストレージは、クラウドストレージとも言い、データやファイルなどを格納するストレージをインターネット上で提供するサービスの事です。契約した容量の範囲内であれば、そこにファイルをアップロードすることで、インターネット上で簡単にファイルを共有できます。ユーザー側に最低限の接続環境があれば、外部組織が保有するITインフラを利用してファイルの保存や共有ができるので、初期費用などのコストをかけなくてもデータの運用が可能になります。オンラインストレージシステムを提供する運用会社のデータセンター内にストレージやサーバがあるので、定期的な保守・メンテナンスの必要がありません。UIは主にアプリケーションの形で提供されます。

オンラインストレージを使用することのメリットとデメリット

最近多用されているオンラインストレージは、サブスクリプションでの料金設定により、初期費用が抑えられること、設定が簡単なこと、社外メンバーとのデータの共有がしやすいこと、メンテナンスのための費用がかからないことなど、多くのメリットがあります。但し、インターネット経由であるため、インターネット環境がない場所では使用できないこと、アクセス権限や管理のルールを細かく設定しないと、データの消失・漏洩などのリスクがあるというデメリットもあります。

オンラインストレージを使用することのメリット
ファイルサーバを社内に置いている場合、ストレージの購入などで初期費用がかかる上にストレージが壊れた場合、取り換えの手間や費用がかかりますが、オンラインストレージの場合、ストレージは外部にあるので、運用費や人的コストがかかりません。
各自のPCからUSBメモリやメール添付などでデータのやり取りをする従来のファイル共有のやり方に比べ、飛躍的に作業効率が上がります。常にオンラインストレージ内に格納されているため、いつ、どこからでもファイルにアクセスし、編集・閲覧できます。
外出先からでも、自宅PCからでも必要な時にデータにアクセスできるのは、オンラインストレージの大きなメリットです。スマートフォンやタブレットなどからでも利用できます。
社内サーバーを使用している場合は、ストレージを増やしたり、不要なファイルを削除したりするなどして空き容量を増やさなければならないのに対し、オンラインストレージの場合は、追加料金を払えば簡単に使える容量を増やすことができます。
社内サーバでデータを管理する場合、バックアップのためのストレージや工数が必要になりますが、オンラインストレージではバックアップを自動でできますので、データを紛失してしまっても復旧が簡単にできます。
殆どのオンラインストレージサービスは、ベンダー努力により、堅牢なセキュリティが保たれています。
ローカルディスクとの自動同期機能が付帯したサービスを選べば、アップロードして同期する手間が省けます。
オンラインストレージを使用することのデメリット
パスワードの管理に十分な注意が必要です。オンラインストレージは、アカウント情報さえあれば、だれでも簡単にアクセスできてしまうので、社員に対するリスクヘッジのための啓蒙が必要です。退職者がでたときのためのルール決めも必要です。
社内でのストレージの保守・管理は必要ないのですが、オンラインストレージを提供しているサーバー運用会社のデータセンターにおいて、万が一障害が発生した場合は、どうすることもできません。予め障害が発生した時の対応について運営会社に問い合わせておきましょう。
オンライン上でデータを管理する特性上、ハッキングや情報漏洩のリスクは回避できません。企業データをオンラインストレージで管理する場合でも、機密情報を含むデータや個人情報などは、やはり自社で管理するなど使い分けをお勧めします。
それぞれのシステム運用会社によって、機能やシステムがある程度決まっていてカスタマイズ性に乏しいというデメリットがあります。必要な機能を備えた会社をえらびましょう。操作性やUIは運営会社に一任するしかありません。

オンラインストレージ導入の際のポイント

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