オンラインストレージの特徴

オンラインストレージは、PCや外付けのHDDやSSDに保存していたデータをオンライン上で管理できる容量可変のデータ倉庫です。(容量が圧迫されてきたら、プラン変更が可能です。)データの共有に手間がかからず、外出先からでもファイルにアクセスできたり、取引先や社外スタッフとファイルを共有したい場合、リンク先とパスワードを伝えるだけで共有できます。近年その利便性から、オンラインストレージを利用する企業が増加中です。サービスを提供する会社に登録したら、それぞれの用途によりプランを選択し、料金を支払えば最大保存容量まではファイルをアップロードすることができます。文書ファイル、画像、動画ファイル、音楽ファイルなどあらゆるファイルを保存できます。PCやノートPC、スマートフォンや各種タブレットなどのどの端末からでもファイルの読み取りやダウンロードが可能です。利点ばかりが際立つオンラインストレージサービスですが、簡単にアクセスできるからこそリスクもありますので、特徴を理解してセキュアに使うことが大事です。

サービスを選ぶポイント

HDDやSSDなどの物理的なストレージなしに、インターネット環境と端末だけでシームレスにデータ保存、閲覧、編集ができてしまうオンラインストレージは非常に利便性が高いツールです。オンラインストレージサービスは、運営会社やそのサービスによって、さまざまな機能を備えています。選び方のポイントは以下のようなものになります。

1. 容量の想定

オンラインストレージは、そのプランによって使える容量が違います。コストを最小限に抑えながら、効率的にデータを共有したい場合は、機密性の高いもの、データ容量の大きいものは社内サーバーで管理し、比較的用容量の小さいものをオンラインストレージ内にアップロードして、データ共有に活用するなどすれば、会議用の資料を共有しながら、ペーパーレス会議を行ったり、相手先で資料を見ながら商品の説明をしたり、有効にオンラインストレージを活用できます。

2.アップロードの速度

オンラインストレージを選ぶ際の判断基準の一つに「速度」があります。容量の大きなデータを保管することが多い場合は、アップロードに時間がかかる場合があります。効率を求めて導入するサービスで、それでは本末転倒です。ダウンロードにかかる時間はそれほど違いがないようですが、アップロードにかかる時間は、サービスによって変わってきますので、見極める必要があります。

3.サービス料金

オンラインストレージにはさまざまな種類があり、機能や保存できる容量で料金が違います。同じレベルの機能であれば、料金にさほど差異はないようですが、会社にとって効果的な機能を付帯したサービスであれば、多少費用がかかっても利用する価値はあります。費用対効果が高いものを選ぶのが良いでしょう。

4.スマートデバイス対応であること

外出先からアクセスするのであれば、スマートデバイスで使用する際のサービスのUIは大変重要です。スマートデバイスから使用するのであれば、モバイル版があるサービスを選ぶのがよいでしょう。アプリを使えば閲覧、アップロード、共有ができます。

5.サービスの管理機能

オンラインストレージは、サービスによって、1つのストレージを何人で共有できるかが違ってきます。URLを共有するだけでアクセスできるものもありますが、簡単にアクセスできるということは情報が漏れやすいということでもあるので、権限の付与、共有方法など、ストレージサービスの機能をよく調べることが大切です。