セキュリティの観点でも、業務効率化の上においても、多少のデメリットよりもメリットの方が遥かにうわまわることが殆どなので、多くの企業において共有フォルダが活用されています。 どのようなデメリットがあるか理解した上での活用が求められます。

共有フォルダを使用することのメリット

ファイルやデータの閲覧・編集権限を設定することができるので、セキュリティの面で管理がしやすい。ファイルにアクセスできるメンバーを限定することも可能。

同じ資料を複数人で閲覧・編集できるので、何人かで手分けをして作業することができたり、作業済みのファイルを他の人間がチェックしたり、修正したりできる。共有ファイルを使用することで、データのやり取りの手間を省き、効率的にデータを共有できる。

共有フォルダを使用することで、データの分散を防ぐことができる。

共有フォルダを使用することのデメリット

システム管理者のタスクが多いことと、相応のスキルが求められる。

PCの台数が多いと、サーバの負荷が増え、ネットワークのパフォーマンスが低くなる。