共有フォルダを使用することのデメリット

• 誤操作によるデータ削除

  人的ミスにより、業務に不可欠なファイルが違う場所に移動されてしまったり、削除されてしまうなどのリスクがあります。業務に使用するファイルは 3-2-1 ルールに則り、違う場所に保存しておくことがビジネスの継続性にとって不可欠なデータバックアップの方法です。便利に共有できるからこそ、ファイルのバックアップも二重三重に行うことが重要です。

• マルウェア感染のリスク

  共有フォルダ内にマルウェア感染したファイルが持ち込まれてしまうと、共有フォルダ全体に感染が拡がってしまうリスクがあります。マルウェアの種類にもよりますが、PCの動作が遅くなったり、ブラウザがなかなか開かない、勝手に再起動が始まるなど、普段とは違う兆候が表れたら、感染を疑う必要があるかもしれません。ファイルのバックアップと共にセキュリティソフトの導入が必須です。

• 履歴の追跡は難しい

  共有フォルダ内のデータやファイルに、誰がいつ変更を加えたかなどの履歴を追うことや、一つ前のバージョンに戻すといったことは、他のクラウドストレージのようにはできません。問題が発生したときに原因究明を行うことは難しいため、フォルダを管理する担当者が責任をもってまめにバックアップをとっておくなどの措置が必要になります。

• アクセス権限管理を適切に行う必要がある

  共有フォルダの管理基準が明確に定まっておらず、システム管理者の属人化及び場当たり的な管理がなされていて、適切でないアクセス権が付与されてることで、不正や情報漏洩の原因を招く場合があります。特に、経営者や経理部門、研究・開発部門のフォルダがデフォルトの「Everyone」になっていたら、事業継続にストップがかかってしまいかねないほどの管理ミスです。アクセス権限管理者を定め、共有フォルダーの管理ポリシーも策定し、責任も明確化する必要があります。また、アクセス権は、必要最小限に絞る必要があります。

• セキュリティポリシー策定の必要性

  セキュリティポリシーを策定するためには以下の点に注意が必要です。

  

  • アクセス権限の明確化。フルコントロールの権限は管理者のみとすること。
  • ファイルの命名規則や、バックアップの間隔などファイル自体の保護について。
  • 認証情報の管理について。
  • ユーザーの退職や増員の際には即座にアクセス権の変更が必要。
  • 不正アクセスや改ざん、情報漏洩の予防策について。
  • ファイルの整理整頓や容量の増減管理について。